Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, máy vi tính đã đi đến tới hầu hết các doanh nghiệp. Theo đó các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng đã dần được chuyển sang lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử.

hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDM (Electric Document Manager) là hệ thống quản lý tài liệu và quản lý quy trình công việc được xây dựng trên các công nghệ tiên tiến, có khả năng bảo mật cao, phục vụ được nhiều đối tượng sử dụng và dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Hệ thống cho phép quản lý, lưu trữ, tra cứu toàn bộ tài liệu của tổ chức trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Việc tổ chức phân phối và lưu chuyển tài liệu trong tổ chức cũng được theo dõi và lưu trữ trong CSDL và được tập hợp thành các hồ sơ công việc.

 

Các tính năng chính của hệ thống EDM:

  • Quản lý người dùng.
  • Quản lý nhóm người dùng
  • Cơ chế sao lưu dữ liệu dự phòng.
  • Phân quyền truy cập:hệ thống có khả năng phần quyền truy cập theo từng nhóm người sử dụng.
  • Hỗ trợ đa ngôn ngữ.
  • Quản lý tài liệu:
    • Upload/ download tài liệu.
    • Di chuyển tài liệu.
    • Checkin / Checkout tài liệu.
    • Quản lý tài liệu theo phiên bản ( version).
    • Cho phép trao đổi thảo luận giữa nhóm người dùng về 1 tài liệu.
    • Quản lý lịch sử ( History) của tài liệu.
    • Khả năng xuất (export)  thư mục tài liệu dưới dạng file nén .Zip.
    • Khả năng nhập (import) nhiều tài liệu trong 1 file Zip.
  • Tìm kiếm tài liệu:
    • Khả năng tìm nội dung full-text ( tìm kiếm nội dung bất kỳ trong file tài liệu).
    • Tìm kiếm theo các tiêu chí lựa chọn.
    • Tìm kiếm và so sánh các tài liệu giống nhau.
    • Tìm kiếm mờ (Fuzzy search).
  • Tự động phân tích nội dung tài liệu: Hệ thống có khả năng tự động phân tích nội dung các file tài liệu đưa vào hệ thống. Hỗ trợ với hầu hết các loại định dạng tài liệu phổ biến hiện nay:
    • PDF files
    • Microsoft Word 97-2007
    • Microsoft Excel 97-2007
    • Microsoft Powerpoint 97-2007
    • RTF files
    • Star Office/Open Office
    • HTML files
    • XML files
    • TXT files
    • DBase
  • Trao đổi thông tin
    • Tích hợp tính năng web serives giúp các hệ thống khác có thể dễ dàng tương tác với hệ thống EDM.
    • Tích hợp khả năng gửi nhận tin nhắn trong nội bộ người dùng.
    • Tích hợp gửi nhận email.
    • Trao đổi thảo luận về tài liệu
  • Các thông số kỹ thuật:
    • Người dùng tương tác với hệ thống qua giao diện web ( giao thức HTTP).
    • Máy chủ :
      • Java
      • Database server : Mysql / MS SQL/ Oracle/HSQLDB/PostgreSQ
      • OS: Windows 2000,/ Windows XP/ Windows 2003 / Windows 2005...
    • Máy khách (client):
      • Internet Explorer , Mozilla , Opera, Netscape , Firefox